PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 

DGL-PO06 

Version 01

PROCESO DIRECCION GENERAL 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

1. PRESENTACION:

PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. en adelante PISA, es una persona jurídica de naturaleza privada, que recolecta, almacena y usa datos personales públicos, privados, semiprivados y sensibles; por lo tanto se hace obligatorio que tome las medidas necesarias para continuar protegiendo el manejo de los datos personales de los cuales es responsable, con el fin de garantizar a todos los titulares su derecho constitucional de Habeas Data, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales consagrado en el Artículo 15 de la Constitución Política y el derecho a la información de que trata el artículo 20 de la misma.

De acuerdo con lo anterior, la compañía ha diseñado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN, que será aplicable a todos los funcionarios de la empresa y encargados de la información.

2. MARCO CONCEPTUAL:

2.1 Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

2.2 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, contratista, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, debido a una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía;

2.3 Dato Público: Los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante.

2.4 Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, las convicciones religiosas o filosóficas, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

2.5 Responsable del Tratamiento: PISA.

2.6 Encargado del Tratamiento: Tercero ajeno a PISA, que hará el tratamiento de datos personales por encargo de PISA. Podrá también ser un tercero, solo en el evento que tenga acceso a la información, como ingenieros que administren software, contadores externos, entre otros.

2.7 Política de Tratamiento: Se refiere a la política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;

2.8 Autorización. Aprobación para el manejo de datos que se obtiene por parte del titular al momento de la recolección de sus datos

2.9 Contratista o Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la compañía en virtud de una relación contractual/obligacional;

PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DGL-PO06 Version 01 PROCESO DIRECCION GENERAL 

2.10 Empleado: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral.

2.11 Cliente: Se refiere a las personas naturales, o jurídicas que adquieren los productos y/o servicios que ofrece en venta la compañía.

2.12 Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;

2.13 Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;

2.14 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2.15 Base de Datos: Conjunto organizado de información, que contiene diferentes datos, de personas naturales o jurídicas, bien sea de naturaleza pública o privada.

2.16 Derecho de Habeas Data: El Derecho de Hábeas Data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

2.17 Ex – Trabajador: Toda persona natural que prestó un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral, pero que su relación laboral ya finalizó.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, se deberá hacer remisión a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

3. ALCANCE:

Esta política aplica a todas las áreas y procesos de Pisa Farmacéutica de Colombia S.A. y sus colaboradores encargados de la información.

4. OBJETIVO GENERAL:

El objetivo de la presente política es asegurar los lineamientos que debe adoptar PISA, con el fin de garantizar a todos los titulares el derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos y la implementación efectiva de medidas de seguridad, para proteger los datos personales almacenados por PISA.

5. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

5.1 Asegurar los lineamientos para garantizar el derecho a conocer, actualizar y rectificar por parte de los titulares.

PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DGL-PO06 Version 01 PROCESO DIRECCION GENERAL

5.2 Garantizar los lineamientos para garantizar la protección de los datos personales almacenados por PISA.

5.3 Utilizar los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos. Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados, pacientes y en general a los de todas aquellas personas naturales con las que PISA se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.

6. DESARROLLO DE LA POLITICA:

6.1 Datos del Responsable del Tratamiento:

PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A., sociedad comercial de naturaleza privada, domiciliada en la Carrera 19 # 95 – 20 Oficina 1202 de la ciudad de Bogotá, D.C., teléfono (601) 7424740, e-mail: [email protected]; se permite informar a todos sus clientes, empleados, contratistas, proveedores y prospectos comerciales, la política de tratamiento que PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. realiza a sus datos personales.

6.2 Tratamiento y Finalidad de los Datos:

PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A., asegura la reserva y protección de los datos de carácter personal que los clientes, empleados, extrabajadores, prospectos comerciales, contratistas y proveedores han entregado por los diferentes canales de comunicación. Sus datos serán usados para: Registro de la información de los clientes, empleados, contratistas, proveedores, o prospectos comerciales en las bases de datos físicas o electrónicas de la compañía; contacto con clientes, empleados, contratistas, proveedores, o prospectos comerciales para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar; ejecución del contrato suscrito con la compañía; recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y datos personales le corresponde a la compañía; para proporcionarle un efectivo servicio al cliente; pago de obligaciones contractuales, envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma, soporte en procesos de auditoría externa/interna, envío/recepción de mensajes, o, visitas con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente; con propósitos de seguridad o prevención de fraude; para fines históricos, estadísticos o científicos; cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía.

6.3 Derechos de los Titulares:

Los clientes, empleados, contratistas y proveedores por ser titulares de la información suministrada tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en las bases de datos o archivos, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, además tienen los siguientes derechos:

6.3.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DGL-PO06 Version 01 PROCESO DIRECCION GENERAL

6.3.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

6.3.3 Ser informado por la Compañía, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

6.3.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

6.3.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

6.3.6 Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6.4 Persona responsable de PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. para atender las peticiones, consultas o reclamos:

El área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos es el Líder de Gestión Documental y usted podrá enviar cualquier comunicación al e-mail: [email protected]

6.5 Procedimientos establecidos para que el Titular presente ante PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. ejerza su derecho de actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización:

Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o sea menor de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

6.5.1 Consultas – Procedimiento:

6.5.1.1 Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (física o electrónica) y teléfono para efectos de notificación. Para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

6.5.1.2 Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico a la cuenta: [email protected], adjuntando la información anteriormente relacionada.

6.5.1.3 Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta la Carrera 19 # 95 – 20 Oficina 1202 de la ciudad de Bogotá, D.C., adjuntando la información anteriormente relacionada.

6.5.1.4 La persona interesada en ejercer este derecho deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

6.5.1.5 Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DGL-PO06 Version 01 PROCESO DIRECCION GENERAL

la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.5.2 Solicitud de Corrección o Actualización:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, o actualización o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento. El procedimiento establecido por PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. que se encuentra concordante con la Ley y el decreto reglamentario, es el siguiente:

6.5.2.1 La solicitud de corrección o actualización, deberá presentarse conforme lo establece los numerales 6.5.1.1, 6.5.1.2, 6.5.1.3 y 6.5.1.4 del presente documento.

6.5.2.2 Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

6.5.2.3 En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

6.5.2.4 En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

6.5.2.5 Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomara como no presentada.

6.5.3 Supresión de Datos:

El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A., la supresión (no uso, o dada de baja) de sus datos personales cuando:

6.5.3.1 Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

6.5.3.2 Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

6.5.3.3 Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

6.5.3.4 Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados.

6.5.3.5 Requisitos para la atención de correcciones, actualización o supresión de datos. Serán los mismos señalados en los numerales 6.5.1.1, 6.5.1.2, 6.5.1.3 y 6.5.1.4 del presente documento. 

PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DGL-PO06 Version 01 PROCESO DIRECCION GENERAL

6.5.4 Términos para la Atención de Corrección, Autorización, o Supresión de Datos:

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.6 Solicitud para Revocar Autorización:

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

La solicitud de revocar la autorización puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; o, sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, entre otros. Con la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

6.6.1. La solicitud de revocación de autorización deberá presentarse conforme lo establecen los numerales 6.5.1.1, 6.5.1.2, 6.5.1.3 y 6.5.1.4 del presente documento.

6.6.2. Términos para la atención de revocatoria de autorizaciones:

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.6.3. No se podrá solicitar revocación de la autorización, cuando el titular del dato tenga pendientes obligaciones contractuales o comerciales para con PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A.

6.7 Protección de Datos:

PISA FARMACEUTICA DE COLOMBIA S.A. será responsable de las bases de datos y de los datos personales recolectados, por lo tanto, se han adoptado niveles de seguridad y de protección de datos personales para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos personales, o, información confidencial facilitados por los clientes, empleados, contratistas, proveedores y prospectos comerciales.

6.8 Fecha de Vigencia y Periodo de Vigencia de las Bases de Datos:

La vigencia de las bases de datos serán el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, avisándole del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de esta.